ينتابك الشعور بالإجهاد والتوتر بسبب كثرة العمل أو المسؤوليات التي تثقل كاهلك؟ أو أن وقتك لا يتسع للقيام بكل المهام؟
لا شكّ أن تنظيم مهامك واستخدام وقتك بشكل فعال يمكن أن يساعد في تقليل مستويات التوتر وتحسين الإنتاجية في العمل والمنزل. تستغرق مهارات إدارة الوقت وقتاً لتطويرها وتختلف من شخص لآخر.
في نهاية المطاف، كل شخص لديه 24 ساعة. يقضي الإنسان منها ما لا يقل عن ست إلى تسع ساعات في النوم، كما ينصحنا الأطباء. ونستخدم ساعتين لإعداد وتناول وجبات الطعام. أضف ما بين ثلاث إلى أربع ساعات من التنقل، وغير ذلك من التحديات الطفيفة غير المتوقعة. لذا، كل ما تبقى لك هو 10 إلى 12 ساعة أو أحياناً أقل من ذلك. ومطلوب منك في هذه المدة إكمال مهام العمل، والدراسة، والهوايات، والاعتناء بنفسك، والتواصل الاجتماعي، وقضاء الوقت مع عائلتك. ناهيك عن الأحداث والمناسبات الخاصة فهي قصة أخرى.
إذن كيف يمكن للمرء أن يتعامل مع الكثير من المهام في هذا الوقت القصير؟ إن فن القيام بذلك دون أن تفقد عقلك هو بالضبط إدارة الوقت. في ما يلي 7 نصائح لإدارة الوقت ستساعد في زيادة إنتاجيتك.
1 - قم بإسناد المهام إلى الآخرين
في كثير من الأحيان، نتولى مهام أكثر مما نستطيع إنجازه، الأمر الذي يؤدي غالباً إلى الإجهاد والإرهاق. إن إسناد الأعمال لا يعني التهرب من مسؤولياتك، بل على العكس تماماً، إنه يعني أنك تعرف كيفية إدارة مهامك بشكل صحيح.
تعلم كيفية إسناد العمل إلى مرؤوسيك وفقاً لمهاراتهم وقدراتهم. لن يؤدي ذلك إلى توفير وقتك فحسب، بل سيساعد أعضاء فريقك على الشعور بأنهم جزء لا يتجزأ من أحجية العمل.
2 - تحديد أولويات العمل
أي امتلاك القدرة على ترتيب وتنفيذ المسؤوليات المحدّدة حسب الأهمية. يعتمد تحديد الأولويات على العوامل المتعلقة بالمهمة، مثل المدة والأهمية والإجراء والمكافأة.
أكتب قائمة بالمهام الملحة في بداية اليوم. ضع في اعتبارك أن المهام غير المهمة يمكن أن تستهلك يومك، ونحن نميل إلى تبديد طاقتنا عليها لأنها أسهل أو أقل إرهاقاً.
ومع ذلك، فإن تحديد المهام العاجلة التي يجب إكمالها في ذلك اليوم أمر بالغ الأهمية لإنتاجيتك. بمجرد أن تعرف أين تبدد طاقتك، ستبدأ في إنجاز الأمور بترتيب يناسب جدولك الزمني.
3 - أنشئ جدولاً
غالباً ما يميل الأفراد الذين ينشئون قوائم المهام إلى تقليل المماطلة، ويكونون أكثر وعياً. إحمل معك مخططاً أو دفتراً وقم بإدراج جميع المهام التي تتبادر إلى ذهنك. ستمنحك القدرة على التحقق من العناصر عند إكمالها إحساساً بالإنجاز والتحفيز.
قم بعمل قائمة مهام بسيطة قبل بداية اليوم، وحدّد أولويات المهام، وركز على الأساسيات. تأكد من أن هذه المهام قابلة للتحقيق أيضاً. إذا كانت هناك مهمة كبيرة تحتاج إلى إكمالها، اجعلها الشيء الوحيد في قائمتك. يمكنك تأجيل المهام الأخرى إلى اليوم التالي. لإدارة وقتك بشكل أفضل، يجدر بك عمل ثلاث قوائم: قائمة للعمل، وأخرى للمنزل، وقائمة شخصية.
4 - تغلب على التسويف
إن التسويف هو أحد الأمور التي تؤثر سلباً على الإنتاجية. وهو يؤدي إلى إهدار الوقت الضروري والطاقة. يمكن أن يكون مشكلة كبيرة في حياتك المهنية والشخصية. قد يكون التغلب على التسويف أمراً صعباً للكثيرين؛ لأننا نميل إلى المماطلة عندما نشعر بالملل أو الإرهاق. فكر في إضافة بعض الأنشطة الصغيرة والممتعة على مدار اليوم للتغلب على الملل وقسّم المهام الأكثر صعوبة. قد يساعدك هذا على البقاء على المسار الصحيح.
5 - تجنّب تعدّد المهام
يظن البعض أن تعدد المهام هو وسيلة فعالة لإنجاز الأشياء، ولكن الحقيقة هي أننا نقوم بعمل أفضل عندما نركز على مهمة واحدة. يؤدي تعدد المهام إلى إعاقة الإنتاجية ويجب تجنبه لتحسين مهارات إدارة الوقت.
6 - تعلّم أن تقول لا
قد تظن أن رفضك لطلب الآخرين وقول «لا» سيجعلك تبدو بمظهر أناني، ولكنه في حقيقة الأمر من أفضل الطرق للاعتناء بنفسك ووقتك.
إذا كان جدول أعمالك مزدحماً فارفض قبول المهام الإضافية بأدب، ستجد أن لديك المزيد من الوقت والطاقة لتكريسها للأشياء المهمة التي سيقدرها من حولك في النهاية.
7 - إمنع مصادر الملهيات
ما الذي يصرفك عن عملك؟ هل هي الرسائل النصية أم رنين الهاتف أم رسالة بريد إلكتروني أم غير ذلك؟
إن قائمة الملهيات تطول وهي تشتت تركيزنا إلى حد كبير. لذا ينصح بغلق هاتفك عندما تقوم بعمل مهم، وتسجيل المكالمات خلال هذا الوقت، واتصل بهم بعد ذلك إذا كان الأمر مهماً. هذا يساعدك على التركيز بشكل أفضل.
